Documento legal

Política de Privacidade

Última atualização: 7 de novembro de 2026

English version: read this policy in English below (also at /privacy).

Esta política explica quais dados pessoais o CortexClin trata, para quê, com quem compartilha e quais são os seus direitos, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018, «LGPD») e demais normas aplicáveis. Ela vale para o site https://cortexclin.com.br, para o sistema https://sistema.cortexclin.com.br e para os aplicativos móveis e de TV do CortexClin.

1. Quem somos e qual é o nosso papel

O CortexClin é um sistema de gestão (ERP) para clínicas odontológicas, estéticas e médicas, operado por Cortexclin Tecnologia Desenvolvimento de Software Customizavel LTDA, inscrita no CNPJ sob o nº 69.853.977/0001-58, com sede na Rua Pais Leme, 215, Conj. 1713, Pinheiros, São Paulo/SP, CEP 05424-150. Nas relações com as clínicas clientes, o papel de operadora está detalhado no Acordo de Tratamento de Dados.

Tratamos dados pessoais em dois papéis diferentes, e esta política distingue os dois:

Como controlador — quando decidimos por que e como os dados são tratados: dados de quem visita o site, de quem contrata o serviço e de quem usa o sistema como profissional ou funcionário de uma clínica (contas de usuário).
Como operador — quando tratamos dados em nome de uma clínica cliente, seguindo as instruções dela: os dados dos pacientes e dos contatos que a clínica cadastra no sistema. Nesse caso, a clínica é a controladora, e é a ela que o paciente deve dirigir seus pedidos (item 10).

2. Quais dados tratamos

2.1 Visitantes do site

Dados de navegação (endereço IP, tipo de navegador e dispositivo, páginas acessadas) e os dados que você informa em formulários de contato ou contratação (nome, e-mail, telefone, nome e CNPJ da clínica).

2.2 Usuários das clínicas (contas de acesso)

Nome, e-mail, telefone, cargo ou profissão, registro em conselho profissional quando aplicável, senha (armazenada apenas como hash), segundo fator de autenticação, e registros de acesso e de uso (endereço IP, dispositivo, data e hora, ações realizadas) exigidos pelo Marco Civil da Internet e pela trilha de auditoria do sistema.

2.3 Pacientes e contatos das clínicas (tratados como operador)

Dados cadastrais (nome, CPF, RG, data de nascimento, gênero, endereço, telefones, e-mail, responsável), dados financeiros da relação com a clínica (orçamentos, vendas, parcelas, pagamentos, notas fiscais), comunicações trocadas com a clínica por WhatsApp, Instagram e e-mail, documentos e contratos assinados, fotografias clínicas e, quando a clínica utiliza os módulos clínicos, dados de saúde(anamnese, prontuário, prescrições, exames, evoluções e imagens), que são dados pessoais sensíveis nos termos do art. 5º, II, da LGPD.

2.4 Dados de pagamento

Cobranças da assinatura do CortexClin e cobranças que a clínica emite a pacientes são processadas por instituições de pagamento parceiras. Não armazenamos números completos de cartão de crédito.

2.5 Aplicativo móvel

O aplicativo do CortexClin é de uso da equipe das clínicas e só funciona com uma conta criada pela clínica. Ele trata os mesmos dados do sistema (itens 2.2 e 2.3) e, no aparelho, apenas o seguinte:

Câmera e fotos — usadas só quando o profissional toca para registrar uma foto clínica ou fotografar um boleto. A foto vai para o prontuário ou para a conta a pagar; da galeria, o aplicativo recebe apenas a imagem escolhida.
Biometria e senha do aparelho — para desbloquear o aplicativo. A verificação é feita pelo próprio aparelho: o aplicativo não recebe nem guarda impressão digital ou imagem do rosto.
Notificações — um identificador do aparelho para avisos como «paciente chegou» ou «conversa transferida para você». O aviso pode trazer o nome do paciente e o horário da consulta, e aparece na tela do aparelho conforme as configurações de notificação de quem o usa.
Dados guardados no aparelho — a sessão de acesso, em armazenamento protegido pelo sistema operacional; uma cópia temporária da agenda e dos cadastros de pacientes consultados, para consulta sem internet (até 24 horas); e as evoluções e fotos registradas sem conexão, só até serem enviadas. Tudo é apagado ao sair da conta.

O aplicativo não usa localização, microfone nem a lista de contatos do aparelho, não exibe anúncios e não rastreia o usuário em outros aplicativos ou sites.

3. Para que usamos os dados e com que base legal

Finalidade	Base legal (LGPD)
Prestar o serviço contratado pela clínica: agenda, prontuário, financeiro, comunicação com pacientes	Execução de contrato (art. 7º, V); para dados de saúde, tutela da saúde por profissional (art. 11, II, f)
Lembretes de consulta, confirmações, cobranças e avisos operacionais enviados pela clínica	Execução de contrato e procedimentos de atendimento (art. 7º, V; art. 11, II, a). O paciente pode se opor a qualquer momento
Convites de avaliação e comunicações promocionais	Consentimento (art. 7º, I), revogável a qualquer momento
Emissão de notas fiscais, retenção de registros contábeis e de prontuário	Cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II; art. 11, II, a)
Segurança da conta, prevenção a fraudes, auditoria e registros de acesso	Obrigação legal (Marco Civil, art. 15) e legítimo interesse (art. 7º, IX)
Suporte técnico e melhoria do produto	Execução de contrato e legítimo interesse (art. 7º, V e IX)
Sincronizar contatos de pacientes com a conta Google conectada pela clínica	Execução de contrato (art. 7º, V), mediante autorização expressa da clínica na tela de consentimento do Google (item 5)

4. Com quem compartilhamos

Não vendemos dados pessoais. Compartilhamos dados apenas com prestadores que nos ajudam a operar o serviço (suboperadores), com as garantias contratuais exigidas pela LGPD, e somente na medida necessária:

provedores de infraestrutura em nuvem (hospedagem, banco de dados, armazenamento de arquivos e backups);
instituições de pagamento escolhidas pela clínica para boleto, Pix, cartão e cobrança recorrente;
Meta Platforms, para envio e recebimento de mensagens de WhatsApp e Instagram nos números e contas da clínica;
Expo (650 Industries), para entregar as notificações do aplicativo móvel, que seguem pelos serviços de notificação da Apple e do Google até o aparelho;
provedores de assinatura eletrônica e de carimbo de tempo, quando a clínica opta por um provedor externo;
provedores de inteligência artificial contratados pelo CortexClin (OpenRouter e os modelos que ele roteia, como Anthropic), para os recursos que a clínica ativa (atendimento automático, redação de contratos, análise de exames). Esses provedores ficam fora do Brasil: a transferência internacional segue o art. 33 da LGPD, usamos apenas provedores que não retêm nem treinam modelos com os dados enviados, e removemos o CPF do texto antes do envio. Clínicas que usam chave própria de IA contratam o provedor diretamente;
emissores municipais de nota fiscal de serviço (NFS-e) e demais órgãos, quando exigido por lei;
Google LLC, exclusivamente nas condições do item 5, quando a clínica conecta a conta Google dela.

Também podemos compartilhar dados para cumprir ordem judicial ou determinação de autoridade competente, e para proteger nossos direitos, os de nossos clientes e os de terceiros.

5. Dados obtidos de serviços do Google (Contatos do Google)

A clínica pode, opcionalmente, conectar uma conta Google ao CortexClin para que os pacientes e contatos cadastrados no sistema apareçam com o nome correto no celular da clínica — e, por consequência, no WhatsApp desse aparelho, que lê a agenda do telefone. A conexão é feita pela tela de consentimento do Google, por um usuário administrador da clínica, e pode ser desfeita a qualquer momento.

5.1 O que solicitamos

https://www.googleapis.com/auth/contacts — ver, criar, editar e excluir contatos da conta Google conectada;
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email — identificar qual conta foi conectada, para exibi-la nas configurações.

5.2 O que fazemos com esse acesso

criar, na conta conectada, um contato com o nome e o(s) telefone(s) de cada paciente ou lead cadastrado pela clínica, identificado com a etiqueta «CortexClin»;
antes de criar, consultar os números de telefone dos contatos da conta — em memória, por alguns minutos, sem gravá-los — para aproveitar um contato que a clínica já tinha salvo com aquele número em vez de criar um duplicado;
atualizar o nome e os telefones desse contato quando o cadastro é alterado no sistema — os demais campos do contato não são tocados, e um número que a clínica tenha acrescentado à mão é mantido;
excluir o contato quando o cadastro é excluído no sistema ou quando o paciente exerce o direito de eliminação — inclusive um contato que a clínica tinha salvo à mão antes da conexão;
deixar de atualizar o contato de um lead marcado como perdido, ou de todos os leads quando a clínica desliga essa opção: o contato que o sistema criou é excluído, e o que a clínica já tinha salvo à mão é mantido;
armazenar apenas o identificador do contato no Google, o nome e os telefones que gravamos nele (para saber quando há algo a atualizar) e o e-mail da conta conectada, além da credencial de acesso, guardada de forma cifrada.

5.3 O que não fazemos

não lemos, copiamos nem armazenamos a lista de contatos da conta para nenhuma outra finalidade;
não usamos dados obtidos do Google para publicidade, perfilamento, treinamento de modelos de inteligência artificial nem para gerar ou editar imagens de qualquer tipo;
não transferimos esses dados a terceiros, exceto quando necessário para prestar o serviço (item 4), com o seu consentimento, para fins de segurança ou para cumprir a lei;
nenhuma pessoa da nossa equipe lê esses dados, salvo com autorização expressa da clínica para resolver um problema de suporte, ou quando exigido por questões de segurança ou pela lei.

5.4 Revogação e retenção

A clínica pode desconectar a conta em Configurações → Contatos do Google, ou remover o acesso do CortexClin diretamente na página de permissões da conta Google (myaccount.google.com/permissions). Ao desconectar, a credencial de acesso é excluída imediatamente e o acesso é revogado também no Google (exceto quando a mesma conta Google segue conectada em outra unidade, caso em que revogar derrubaria aquela conexão). Os contatos já criados permanecem na conta Google da clínica, que pode removê-los pela etiqueta «CortexClin».

5.5 Uso limitado

O uso e a transferência, pelo CortexClin, de informações recebidas das APIs do Google obedecem à Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, inclusive aos requisitos de Uso Limitado.

CortexClin's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

6. Transferência internacional

Alguns dos prestadores do item 4 (por exemplo, Google, Meta e provedores de inteligência artificial) podem processar dados fora do Brasil. Nesses casos, a transferência é feita com as garantias do art. 33 da LGPD, como cláusulas contratuais específicas ou padrão e a verificação de que o destinatário oferece grau de proteção adequado.

7. Por quanto tempo guardamos

Dados das clínicas e de seus pacientes: enquanto o contrato com a clínica estiver vigente. Após o encerramento, a clínica tem prazo para exportar seus dados (ver Termos de Uso), depois do qual eles são excluídos ou anonimizados — salvo o que precisar ser mantido por obrigação legal (registros fiscais e contábeis, registros de acesso por 6 meses conforme o Marco Civil) ou para exercício regular de direitos.
Prontuários e documentos clínicos: a guarda pelos prazos exigidos pelos conselhos profissionais é responsabilidade da clínica, como controladora; o sistema oferece a exportação para isso.
Dados de visitantes e contatos comerciais: pelo tempo necessário ao atendimento da solicitação e, havendo consentimento, até a revogação.

8. Como protegemos

Adotamos medidas técnicas e administrativas compatíveis com a natureza dos dados tratados: comunicação cifrada (TLS), cifragem de campos sensíveis em repouso (como CPF, data de nascimento e credenciais de integrações), controle de acesso por papéis e permissões dentro de cada clínica, verificação em duas etapas, bloqueio por inatividade, registro imutável de auditoria das ações relevantes, backups e segregação lógica dos dados de cada cliente. Nenhum sistema é completamente seguro; em caso de incidente que possa acarretar risco relevante aos titulares, comunicaremos a ANPD e os titulares afetados nos termos do art. 48 da LGPD.

9. Cookies e armazenamento local

O site usa apenas o estritamente necessário ao funcionamento. O sistema guarda no navegador os dados de sessão (tokens de acesso e preferências de tela) para manter você conectado; eles são removidos ao sair. Não usamos cookies de publicidade de terceiros.

10. Seus direitos

A LGPD garante ao titular, entre outros, o direito de confirmar a existência de tratamento, acessar, corrigir, anonimizar, bloquear ou eliminar dados, obter portabilidade, saber com quem compartilhamos, revogar consentimento e se opor a tratamentos irregulares (art. 18).

Se você é paciente de uma clínica que usa o CortexClin, dirija seu pedido à própria clínica — ela é a controladora e tem, dentro do sistema, as ferramentas para atendê-lo (exportação, anonimização, registro de oposição a lembretes e comunicações). Se preferir, escreva para nós e encaminharemos o pedido à clínica.
Se você é usuário ou contato comercial, escreva para privacidade@cortexclin.com.br. Respondemos em até 15 dias.

O passo a passo para pedir a exclusão de dados — inclusive dos dados recebidos do Facebook, do Instagram e do WhatsApp e da conta do aplicativo móvel — está em Exclusão de dados.

11. Crianças e adolescentes

O site e a contratação do serviço destinam-se a maiores de 18 anos. Dados de pacientes menores de idade são cadastrados pela clínica com o consentimento de ao menos um dos pais ou responsável legal, conforme o art. 14 da LGPD, e a ficha de cadastro e o fluxo de assinatura eletrônica do sistema exigem esse responsável.

12. Alterações desta política

Podemos atualizar esta política para refletir mudanças no serviço ou na legislação. A data no topo indica a versão vigente; mudanças relevantes são comunicadas aos administradores das clínicas pelo próprio sistema ou por e-mail.

13. Encarregado e contato

Encarregado pelo tratamento de dados pessoais (art. 41 da LGPD): Jean Augusto. Dúvidas, pedidos e comunicações com o Encarregado pelo tratamento de dados pessoais: privacidade@cortexclin.com.br. Suporte ao produto: suporte@cortexclin.com.br.

Veja também os Termos de Uso, o Contrato de Licença de Uso e o Acordo de Tratamento de Dados.

Privacy Policy (English)

Last updated: November 7, 2026. This is the English version of our Privacy Policy; the Portuguese text is equivalent.

This policy explains which personal data CortexClin processes, why, with whom it is shared and what your rights are, under Brazil's General Data Protection Law (Law 13,709/2018, "LGPD"). It applies to the website https://cortexclin.com.br, to the application https://sistema.cortexclin.com.br and to the CortexClin mobile and TV apps.

1. Who we are

CortexClin is a practice-management system (ERP) for dental, aesthetic and medical clinics in Brazil, operated by Cortexclin Tecnologia Desenvolvimento de Software Customizavel LTDA, a Brazilian company registered under CNPJ 69.853.977/0001-58, headquartered at Rua Pais Leme, 215, Conj. 1713, Pinheiros, São Paulo/SP, CEP 05424-150, Brazil. Clinics use it for scheduling, patient records, billing, invoices and communication with their patients.

As controller, we process data of website visitors, of clinics that subscribe, and of clinic staff who use the system (user accounts).
As processor, we process data of the clinics' patients and contacts on behalf of each clinic, following its instructions. The clinic is the controller of that data.

2. Data we collect

Website visitors: browsing data (IP address, browser, device, pages visited) and what you type in contact or sign-up forms (name, e-mail, phone, clinic name and tax ID).
Clinic users: name, e-mail, phone, role, professional license number when applicable, password (stored only as a hash), two-factor authentication data, and access and audit logs (IP address, device, date and time, actions performed).
Patients and contacts of the clinics: registration data (name, national ID, date of birth, gender, address, phones, e-mail, guardian), financial data of the relationship with the clinic (quotes, sales, installments, payments, invoices), messages exchanged with the clinic by WhatsApp, Instagram and e-mail, signed documents, clinical photos and, when the clinic uses the clinical modules, health data (medical history, records, prescriptions, exams).
Payments: processed by payment institutions. We do not store full credit card numbers.
Mobile app: the CortexClin app is for clinic staff and only works with an account created by the clinic. On the device it uses: the camera and photo picker, only when the user taps to add a clinical photo or photograph a bill (from the gallery the app receives only the chosen image); the device's biometrics or passcode to unlock the app, verified by the device itself (the app never receives fingerprints or face images); a device identifier for notifications such as "patient arrived", which may show the patient's name and appointment time; and, on the device, the login session in OS-protected storage, a temporary copy of the schedule and of the patient records viewed, for offline use (up to 24 hours), and notes and photos recorded offline, only until they are uploaded. Everything is erased on sign-out. The app does not use location, the microphone or the device's contacts, shows no ads and does not track users across other apps or websites.

3. How we use the data

to provide the service the clinic subscribed to (scheduling, records, billing, patient communication);
to send appointment reminders, confirmations, payment notices and other operational messages on behalf of the clinic;
to send review invitations and promotions, only with the patient's consent, which can be withdrawn at any time;
to issue invoices and keep the records required by law;
for account security, fraud prevention and auditing;
for technical support and product improvement;
to keep patient contacts in the Google account that the clinic chooses to connect (section 5).

4. Sharing

We do not sell personal data. We share it only with service providers that help us operate the service, to the extent needed: cloud hosting and storage; payment institutions chosen by the clinic; Meta Platforms, for the clinic's WhatsApp and Instagram messages; Expo (650 Industries), to deliver mobile app notifications through Apple's and Google's push services; electronic signature and timestamp providers; artificial intelligence providers configured by the clinic, for the features it turns on (contract drafting, conversation summaries, exam analysis); municipal invoice systems and authorities when required by law; and Google LLC, only as described in section 5.

5. Data obtained from Google services (Google Contacts)

A clinic may optionally connect a Google account to CortexClin so that the patients and contacts registered in the system appear with their correct names on the clinic's phone — and therefore in the WhatsApp app on that phone, which reads the phone's address book. The connection is made by a clinic administrator through Google's consent screen and can be undone at any time.

5.1 What we request

https://www.googleapis.com/auth/contacts — to see, create, edit and delete contacts in the connected Google account;
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email — to identify which account was connected and show it in the settings.

5.2 What we do with this access

create, in the connected account, one contact with the name and phone number(s) of each patient or lead registered by the clinic, with the label "CortexClin";
before creating, read the phone numbers of the account's existing contacts — in memory, for a few minutes, never stored — to reuse a contact the clinic had already saved with that number instead of creating a duplicate;
update the name and phone numbers of that contact when the record changes in the system; other contact fields are never modified;
delete the contact when the record is deleted in the system or when the patient exercises the right to erasure;
stop updating a lead marked as lost, or all leads when the clinic turns that option off: the contact the system created is deleted, and one the clinic had saved by hand is kept;
store only the contact's identifier at Google, the name and phone numbers we wrote to it, the e-mail of the connected account and the access credential, which is encrypted.

5.3 What we do not do

we do not read, copy or store the account's contact list for any other purpose;
we do not use data obtained from Google for advertising, profiling, training artificial intelligence models, or generating or editing images of any kind;
we do not transfer this data to third parties, except as necessary to provide the service, with your consent, for security purposes or to comply with the law;
no one on our team reads this data, unless the clinic expressly authorizes it to solve a support issue, or when required for security reasons or by law.

5.4 Revocation and retention

The clinic can disconnect the account in Settings → Google Contacts, or remove CortexClin's access at myaccount.google.com/permissions. On disconnection the access credential is deleted immediately and access is also revoked at Google (unless the same Google account is still connected in another unit of the clinic, where revoking would break that connection). Contacts already created remain in the clinic's Google account, which can remove them using the "CortexClin" label.

5.5 Limited Use

CortexClin's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

6. International transfers

Some providers (for example Google, Meta and artificial intelligence providers) may process data outside Brazil, with the safeguards required by article 33 of the LGPD.

7. Retention

Clinic and patient data are kept while the clinic's contract is active. After it ends, the clinic has a period to export its data, after which it is deleted or anonymized, except what must be kept by law (tax records; access logs for 6 months). Visitor and sales-contact data are kept for as long as needed to answer the request.

8. Security

Encrypted connections (TLS), encryption at rest of sensitive fields and integration credentials, role-based access control within each clinic, two-factor authentication, automatic lock on inactivity, an append-only audit log, backups and logical separation of each customer's data.

9. Cookies

The website uses only what is strictly necessary. The application stores session data in the browser to keep you signed in, removed when you sign out. We do not use third-party advertising cookies.

10. Your rights

Under the LGPD you may confirm processing, access, correct, anonymize, block or delete data, request portability, learn with whom it is shared, withdraw consent and object to processing. Patients should contact their clinic, which is the controller and has the tools to answer them; we will forward requests sent to us. Users and sales contacts can write to privacidade@cortexclin.com.br; we answer within 15 days. Step-by-step data deletion instructions (including data received from Facebook, Instagram and WhatsApp, and mobile app accounts) are at Data deletion.

11. Children

The website and subscription are intended for adults. Data of underage patients is registered by the clinic with the consent of a parent or legal guardian.

12. Contact

Data protection officer: Jean Augusto — privacidade@cortexclin.com.br. Product support: suporte@cortexclin.com.br.