Documento legal

Política de Privacidade

Última atualização: 2 de setembro de 2026

Esta política explica quais dados pessoais o CortexClin trata, para quê, com quem compartilha e quais são os seus direitos, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018, «LGPD») e demais normas aplicáveis. Ela vale para o site https://cortexclin.com.br, para o sistema https://sistema.cortexclin.com.br e para os aplicativos móveis e de TV do CortexClin.

1. Quem somos e qual é o nosso papel

O CortexClin é um sistema de gestão (ERP) para clínicas odontológicas, estéticas e médicas, operado por CortexClin.

Tratamos dados pessoais em dois papéis diferentes, e esta política distingue os dois:

• Como controlador — quando decidimos por que e como os dados são tratados: dados de quem visita o site, de quem contrata o serviço e de quem usa o sistema como profissional ou funcionário de uma clínica (contas de usuário).
• Como operador — quando tratamos dados em nome de uma clínica cliente, seguindo as instruções dela: os dados dos pacientes e dos contatos que a clínica cadastra no sistema. Nesse caso, a clínica é a controladora, e é a ela que o paciente deve dirigir seus pedidos (item 10).

2. Quais dados tratamos

2.1 Visitantes do site

Dados de navegação (endereço IP, tipo de navegador e dispositivo, páginas acessadas) e os dados que você informa em formulários de contato ou contratação (nome, e-mail, telefone, nome e CNPJ da clínica).

2.2 Usuários das clínicas (contas de acesso)

Nome, e-mail, telefone, cargo ou profissão, registro em conselho profissional quando aplicável, senha (armazenada apenas como hash), segundo fator de autenticação, e registros de acesso e de uso (endereço IP, dispositivo, data e hora, ações realizadas) exigidos pelo Marco Civil da Internet e pela trilha de auditoria do sistema.

2.3 Pacientes e contatos das clínicas (tratados como operador)

Dados cadastrais (nome, CPF, RG, data de nascimento, gênero, endereço, telefones, e-mail, responsável), dados financeiros da relação com a clínica (orçamentos, vendas, parcelas, pagamentos, notas fiscais), comunicações trocadas com a clínica por WhatsApp, Instagram e e-mail, documentos e contratos assinados, fotografias clínicas e, quando a clínica utiliza os módulos clínicos, dados de saúde(anamnese, prontuário, prescrições, exames, evoluções e imagens), que são dados pessoais sensíveis nos termos do art. 5º, II, da LGPD.

2.4 Dados de pagamento

Cobranças da assinatura do CortexClin e cobranças que a clínica emite a pacientes são processadas por instituições de pagamento parceiras. Não armazenamos números completos de cartão de crédito.

3. Para que usamos os dados e com que base legal

4. Com quem compartilhamos

Não vendemos dados pessoais. Compartilhamos dados apenas com prestadores que nos ajudam a operar o serviço (suboperadores), com as garantias contratuais exigidas pela LGPD, e somente na medida necessária:

• provedores de infraestrutura em nuvem (hospedagem, banco de dados, armazenamento de arquivos e backups);
• instituições de pagamento escolhidas pela clínica para boleto, Pix, cartão e cobrança recorrente;
• Meta Platforms, para envio e recebimento de mensagens de WhatsApp e Instagram nos números e contas da clínica;
• provedores de assinatura eletrônica e de carimbo de tempo, quando a clínica opta por um provedor externo;
• provedores de inteligência artificial configurados pela clínica, para os recursos que ela ativa (redação de contratos, resumo de atendimentos, análise de exames), conforme os termos de cada provedor;
• emissores municipais de nota fiscal de serviço (NFS-e) e demais órgãos, quando exigido por lei;
• Google LLC, exclusivamente nas condições do item 5, quando a clínica conecta a conta Google dela.

Também podemos compartilhar dados para cumprir ordem judicial ou determinação de autoridade competente, e para proteger nossos direitos, os de nossos clientes e os de terceiros.

5. Dados obtidos de serviços do Google (Contatos do Google)

A clínica pode, opcionalmente, conectar uma conta Google ao CortexClin para que os pacientes e contatos cadastrados no sistema apareçam com o nome correto no celular da clínica — e, por consequência, no WhatsApp desse aparelho, que lê a agenda do telefone. A conexão é feita pela tela de consentimento do Google, por um usuário administrador da clínica, e pode ser desfeita a qualquer momento.

5.1 O que solicitamos

• https://www.googleapis.com/auth/contacts — ver, criar, editar e excluir contatos da conta Google conectada;
• https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email — identificar qual conta foi conectada, para exibi-la nas configurações.

5.2 O que fazemos com esse acesso

• criar, na conta conectada, um contato com o nome e o(s) telefone(s) de cada paciente ou lead cadastrado pela clínica, identificado com a etiqueta «CortexClin»;
• antes de criar, pesquisar os contatos da conta pelo número de telefone, para atualizar um contato já existente em vez de criar um duplicado;
• atualizar o nome e os telefones desse contato quando o cadastro é alterado no sistema — os demais campos do contato não são tocados;
• excluir o contato quando o cadastro é excluído no sistema ou quando o paciente exerce o direito de eliminação;
• armazenar apenas o identificador do contato no Google, a versão dele e o e-mail da conta conectada, além da credencial de acesso, guardada de forma cifrada.

5.3 O que não fazemos

• não lemos, copiamos nem armazenamos a lista de contatos da conta para nenhuma outra finalidade;
• não usamos dados obtidos do Google para publicidade, perfilamento ou treinamento de modelos de inteligência artificial;
• não transferimos esses dados a terceiros, exceto quando necessário para prestar o serviço (item 4), com o seu consentimento, para fins de segurança ou para cumprir a lei;
• nenhuma pessoa da nossa equipe lê esses dados, salvo com autorização expressa da clínica para resolver um problema de suporte, ou quando exigido por questões de segurança ou pela lei.

5.4 Revogação e retenção

A clínica pode desconectar a conta em Configurações → Contatos do Google, ou remover o acesso do CortexClin diretamente na página de permissões da conta Google (myaccount.google.com/permissions). Ao desconectar, a credencial de acesso é excluída imediatamente. Os contatos já criados permanecem na conta Google da clínica, que pode removê-los pela etiqueta «CortexClin».

5.5 Uso limitado

O uso e a transferência, pelo CortexClin, de informações recebidas das APIs do Google obedecem à Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, inclusive aos requisitos de Uso Limitado.

CortexClin's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

6. Transferência internacional

Alguns dos prestadores do item 4 (por exemplo, Google, Meta e provedores de inteligência artificial) podem processar dados fora do Brasil. Nesses casos, a transferência é feita com as garantias do art. 33 da LGPD, como cláusulas contratuais específicas ou padrão e a verificação de que o destinatário oferece grau de proteção adequado.

7. Por quanto tempo guardamos

• Dados das clínicas e de seus pacientes: enquanto o contrato com a clínica estiver vigente. Após o encerramento, a clínica tem prazo para exportar seus dados (ver Termos de Uso), depois do qual eles são excluídos ou anonimizados — salvo o que precisar ser mantido por obrigação legal (registros fiscais e contábeis, registros de acesso por 6 meses conforme o Marco Civil) ou para exercício regular de direitos.
• Prontuários e documentos clínicos: a guarda pelos prazos exigidos pelos conselhos profissionais é responsabilidade da clínica, como controladora; o sistema oferece a exportação para isso.
• Dados de visitantes e contatos comerciais: pelo tempo necessário ao atendimento da solicitação e, havendo consentimento, até a revogação.

8. Como protegemos

Adotamos medidas técnicas e administrativas compatíveis com a natureza dos dados tratados: comunicação cifrada (TLS), cifragem de campos sensíveis em repouso (como CPF, data de nascimento e credenciais de integrações), controle de acesso por papéis e permissões dentro de cada clínica, verificação em duas etapas, bloqueio por inatividade, registro imutável de auditoria das ações relevantes, backups e segregação lógica dos dados de cada cliente. Nenhum sistema é completamente seguro; em caso de incidente que possa acarretar risco relevante aos titulares, comunicaremos a ANPD e os titulares afetados nos termos do art. 48 da LGPD.

9. Cookies e armazenamento local

O site usa apenas o estritamente necessário ao funcionamento. O sistema guarda no navegador os dados de sessão (tokens de acesso e preferências de tela) para manter você conectado; eles são removidos ao sair. Não usamos cookies de publicidade de terceiros.

10. Seus direitos

A LGPD garante ao titular, entre outros, o direito de confirmar a existência de tratamento, acessar, corrigir, anonimizar, bloquear ou eliminar dados, obter portabilidade, saber com quem compartilhamos, revogar consentimento e se opor a tratamentos irregulares (art. 18).

• Se você é paciente de uma clínica que usa o CortexClin, dirija seu pedido à própria clínica — ela é a controladora e tem, dentro do sistema, as ferramentas para atendê-lo (exportação, anonimização, registro de oposição a lembretes e comunicações). Se preferir, escreva para nós e encaminharemos o pedido à clínica.
• Se você é usuário ou contato comercial, escreva para privacidade@cortexclin.com.br. Respondemos em até 15 dias.

11. Crianças e adolescentes

O site e a contratação do serviço destinam-se a maiores de 18 anos. Dados de pacientes menores de idade são cadastrados pela clínica com o consentimento de ao menos um dos pais ou responsável legal, conforme o art. 14 da LGPD, e a ficha de cadastro e o fluxo de assinatura eletrônica do sistema exigem esse responsável.

12. Alterações desta política

Podemos atualizar esta política para refletir mudanças no serviço ou na legislação. A data no topo indica a versão vigente; mudanças relevantes são comunicadas aos administradores das clínicas pelo próprio sistema ou por e-mail.

13. Encarregado e contato

Dúvidas, pedidos e comunicações com o Encarregado pelo tratamento de dados pessoais (art. 41 da LGPD): privacidade@cortexclin.com.br. Suporte ao produto: suporte@cortexclin.com.br.

Veja também os Termos de Uso.